Politique de confidentialité

La protection des renseignements personnels des parents et des élèves est une préoccupation primordiale des Écoles Azrieli Talmud Torah | Herzliah (l'« École ») dans la poursuite de sa mission d'offrir un excellent service éducatif. La loi, notamment la Loi sur l'accès aux documents des organismes publics et sur la protection des renseignements personnels (la « Loi »), exige que tous les membres du personnel et du conseil d'administration de l'École adoptent certains comportements pour protéger les renseignements personnels que l'École recueille, utilise et divulgue (les « Processus »).

La présente politique de confidentialité (la « Politique ») décrit comment et pourquoi l'École traite les renseignements personnels des élèves et des parents et ce que l'École fait pour les protéger.

Nous avons nommé Mme Patricia Revah comme responsable de la protection de la vie privée afin d'assurer le respect de la Loi. Mme Patricia Revah peut être jointe aux coordonnées suivantes et nous invitons toute question, tout commentaire ou toute plainte concernant la protection de la vie privée à être adressé à : prevah@azrieli-tth.ca.

Champ d'application

Tousles membres du personnel de l'école, les entrepreneurs et les bénévoles sont tenus de traiter les renseignements personnels conformément à la présente politique.

Définitions

Par « informations personnelles » on entend n'importe quelles informations divulguées sur un individu que l’on peut identifier. Cela inclut toutes les données électroniques et sur papier, photographies et enregistrements audiovisuels et tout autre format contenant de l’information.

Par « parent » on entend le parent, le tuteur ou toute autre personne représentant légalement un élève. Par « l'élève » on entend un futur élève, présent ou passé de l'École.

Par « personnel » on entend quelqu'un qui travaille au nom des Écoles Azrieli TalmudTorah | Herzliah, rémunéré ou non, avec qui l’établissement a un contrat ou qui est employé directement par l’École. Des informations fournies à l'École pour des demandes d'emploi sont également considérées comme information sur le personnel.

Types de renseignements personnels recueillis par l'École

L'École limite le type de renseignements qu'elle recueille à ce qui est nécessaire pour atteindre les objectifs énumérés ci-dessous. Ces renseignements comprennent, sans s'y limiter, les éléments suivants

Informations nominatives : nom et prénom des parents et des élèves ainsi que leur adresse, leur adresse électronique fournie par l'École, leur date de naissance et leur code permanent;

Dossiers académiques : résultats d'évaluation, évaluations des capacités, et références ;

Informations sur la santé : allergies, restrictions alimentaires, et tout médicament à fournir ; Pièces d'identité délivrées par le gouvernement :numéros de passeport et d'assurance-maladie ;

Informations biométriques : photographies, enregistrements vocaux et vidéos.

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Objectif de la collecte de renseignements

L'École limite la collecte de renseignements personnels à ce qui est strictement nécessaire pour fournir d'excellents services éducatifs et remplir son devoir envers les élèves en toute diligence. Cela comprend, sans s'y limiter, les éléments suivants :

●  communiquer avec les élèves et les parents sur les questions relatives à la scolarité des élèves ;

●  répondre aux besoins éducatifs, sociaux et les préoccupations au niveau de la santé des élèves ;

●  applaudir les efforts et les réalisations des élèves ;

●  identifier les parents et les élèves

●  établir des listes d'élèves;

●  planifier, rechercher, contrôler et évaluer les services et fonctions de l'École, y compris la participation des parents;

●  organiser quotidiennement les activités de l'École ;

●  assurer le paiement des frais de scolarité ;

●  faciliter la communication entre les élèves, les parents et les anciens diplômés ;

●  solliciter les commentaires des parents ;

●  se conformer aux exigences gouvernementales en matière de rapports ;

●  se conformer aux obligations légales ou autres;

●  enquêter sur les incidents ou défendre toute réclamation légale contre l'École, ses services ou son personnel ;

●  se conformer aux lois qui imposent des obligations spécifiques concernant le traitement des informations personnelles ;

●  faciliter la collecte de fonds ; et

●  promouvoir l'École (par exemple, calendriers, site web de l'École ou autre matériel promotionnel).

L'École s'engage à identifier les raisons de la collecte d’informations soit avant, soit au moment de la collecte des renseignements personnels. Si l'École souhaite utiliser les renseignements personnels qu'elle recueille à des fins autres que celles qu'elle a identifiées, elle obtiendra le consentement approprié, à moins que la loi ne l'y oblige.

Veuillez noter que dans le cas de photographies et d'enregistrements vidéo utilisés à des fins promotionnelles, l'école demandera aux parents de donner leur consentement explicite à chaque année scolaire.

Comment l'école collecte-t-elle les renseignements personnels ?

L'école recueille principalement des renseignements personnels par le biais de son portail COBA en ligne. Occasionnellement, les parents peuvent également être invités à remplir des formulaires médicaux qui demandent des informations personnelles.

En fournissant des informations par l'un des moyens énumérés ci-dessus, les élèves et les parents consentent à ce que l'École traite ces informations aux fins décrites dans la présente politique. Les parents et les élèves sont libres de ne pas fournir certains renseignements personnels et sont libres de retirer leur consentement aux éléments qu'ils ont consentis à fournir à tout moment. Le fait de ne pas fournir à l'École de tels renseignements personnels et/ou de retirer leur consentement au traitement de certains renseignements personnels peut empêcher l'École de fournir pleinement ses services éducatifs ou de remplir efficacement son devoir en toute diligence.

Divulgation de renseignements personnels

L'École limite la divulgation des renseignements personnels à ce qui est nécessaire pour atteindre les objectifs pour lesquels ils ont été recueillis, sauf si :

●  la personne consent à la divulgation de ses renseignements personnels ;

●  il existe une menace imminente pour la vie, la santé ou la sécurité de la personne à laquelle se rapportent les renseignements personnels ;

●  en cas de soupçon raisonnable, l'École doit enquêter sur des activités illégales ;

●  l'École doit enquêter sur une violation des politiques d'utilisation acceptable en cas de soupçon raisonnable ; ou

●  l’École doit satisfaire à des exigences juridiques.

Lorsque des renseignements sont divulgués à une tierce partie, des mesures appropriées sont prises pour s'assurer que seuls les renseignements minimaux requis aux fins mentionnées sont transférés, qu'ils sont transférés de façon sécuritaire et que les pratiques de traitement des renseignements de la tierce partie sont au moins aussi rigoureuses que celles de l'École en ce qui concerne les renseignements personnels divulgués.

L'École ne vend pas, ne loue pas et n'échange pas de renseignements avec d'autres parties, mais elle peut les partager avec des organisations telles que la Fédération CJA aux fins précisées ci-dessus.

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Exactitude

L'École déploie des efforts raisonnables pour s'assurer que les renseignements personnels qu'elle traite sont aussi exacts, complets et à jour que l'exigent les fins pour lesquelles ils sont traités. Pour nous aider à maintenir et à garantir l'exactitude et la mise à jour des renseignements personnels, nous invitons les parents et les élèves à nous informer, sans délai, de toute modification de leurs renseignements personnels.

Conservation

L'École ne conservera pas les renseignements personnels plus longtemps qu'il n'est nécessaire pour atteindre les objectifs pour lesquels ils ont été recueillis, y compris pour satisfaire à toute exigence juridique, comptable ou de rapport et, lorsque cela est nécessaire pour faire valoir ou se défendre contre des réclamations juridiques, jusqu'à la fin de la période de conservation pertinente ou jusqu'à ce que les réclamations en question aient été réglées. Comme cette finalité varie en fonction des renseignements personnels concernés, veuillez contacter Mme Patricia Revah aux coordonnées ci-dessus pour toute demande spécifique.

À l'expiration de la période de conservation, l'École détruira les renseignements personnels en toute sécurité, conformément aux lois et règlements applicables et à notre politique de conservation des documents.

Sécurité

L'École protège la confidentialité, l'intégrité et l'accessibilité des renseignements personnels au moyen de mesures de protection technologiques, administratives et physiques adaptées à la sensibilité de l'information. L'accès aux renseignements personnels n'est accordé au personnel qu'en fonction du besoin de savoir.

L'école forme le personnel à l'importance de la protection des renseignements personnels. Elle a également mis en place une procédure de réponse et de notification en cas d'infraction afin de traiter de manière efficace et effective toute défaillance de sécurité affectant les informations personnelles. 

Certains systèmes d'information seront confiés à des tiers qui conservent des données hors site et/ou à l'extérieur du Canada (par exemple, Google Apps pour la communication par courriel), auquel cas l'École vérifiera que les pratiques de l'entreprise sous-traitante en matière de confidentialité et de sécurité correspondent ou dépassent celles de l'École.

Droits et comment les exercer

Les parents et les élèves ont certains droits en ce qui concerne le traitement de leurs informations personnelles par l'école :

(a)  Accès : Ils ont le droit de demander si l'École détient des renseignements personnels à leur sujet et de demander une copie de ces renseignements.

(b)  Exactitude : Ils ont le droit de s’assurer que leurs renseignements personnels soient exacts, à jour et complets aux fins pour lesquelles ils sont traités. En cas d'inexactitude ou de modification des informations personnelles, veuillez contacter Mme Patricia Revah aux coordonnées fournies ci- dessus, afin quel'École puisse mettre à jour les informations personnelles.

(c)   Mobilité :Ils ont le droit de demander que les Informations personnelles informatisées recueillies auprès d'eux leur soient communiquées dans un format technologique communément utilisé ainsi qu'à toute personne ou organisme autorisé par la loi à recueillir de telles informations. Ce droit ne s'étend pas aux informations qui ont été créées ou déduites à partir de renseignements personnels et l'École n'est pas tenue de communiquer ces informations si cela pose de graves difficultés pratiques.

(d)  Plaintes :S'ils estiment que leurs droits en matière de protection des informations personnelles ont été violés, ils ont le droit de déposer une plainte auprès de l'autorité de surveillance compétente ou de demander réparation auprès des tribunaux. 

L'École répondra généralement à toutes les demandes de renseignements personnels dans les 30 jours suivant la réception de tous les renseignements nécessaires. Dans les cas où elle n'est pas en mesure de fournir un accès, ou si un délai supplémentaire est nécessaire pour répondre à une demande, elle en informera par écrit. 

L'École peut ne pas divulguer certains types de renseignements en raison des exemptions prévues par les lois applicables. Dans la mesure du possible, elle sélectionnera les informations qui ne seront pas divulguées et donnera accès aux autres informations.Si l'École est incapable de donner accès aux renseignements personnels ou deles divulguer, elle fournira une explication, sous réserve de certaines restrictions.

Dans certaines circonstances, par exemple lorsque la demande est excessive ou non fondée, l'École peut facturer des frais d'administration pour l'accès aux renseignements personnels. Elle peut également exiger des frais pour des copies supplémentaires. Elle vous informera de ces frais avant de donner suite à votre demande.

Résolution des problèmes

Tout rapport, préoccupation, plainte ou incident dont l'École a connaissance et qui implique une conduite susceptible de contrevenir à cette politique sera traité de manière confidentielle dans la mesure du possible. Toutefois, une certaine divulgation peut s'avérer nécessaire pour traiter de manière adéquate les questions soulevées, faciliter les enquêtes et mettre en œuvre des solutions, le cas échéant.

Les préoccupations concernant le traitement des informations personnelles peuvent être signalées directement à Mme Patricia Revah aux coordonnées fournies ci-dessus. Mme Revah fera appel aux niveaux degestion appropriés pour aider à la résolution du problème.

Bien que l'École s'engage à résoudre toutes les questions relatives aux renseignements personnels à l'interne, rien dans la Politique n'empêche un parent ou un élève de communiquer avec la Commission d'accès à l'information du Québec (« CAI»).

L'École n'exercera pas de représailles à l'encontre d'une personne qui, de bonne foi et sur la base d'une croyance raisonnable, soulève des questions ou des préoccupations concernant ses renseignements personnels.

Rôles et responsabilités

L'école est chargée de communiquer cette politique et de veiller à ce que les membres du personnel se conforment pleinement à tous les aspects pertinents de la politique et à toutes les directives qu'il accompagnent.

Les membres du personnel de l'école qui traitent des renseignements personnels doivent s'assurer qu'ils le font conformément à la politique. 

L’Agente de protection de la vie privée de l'école, Mme Patricia Revah, est responsable de ce qui suit :

(a)  d'élaborer la stratégie de protection des renseignements personnels de l'école ;

(b)  d'élaborer et de mettre à jour la présente politique, les lignes directrices qu'il accompagnent et toute autre politique ou procédure relative aux renseignements personnels conformément aux lois applicables ; et 

(c)  d'assurer la liaison officielle avec la CAI.

Modification

La politique entre en vigueur le 1er janvier 2022 et remplace toutes les versions antérieures. La prochaine révision est prévue pour le 1er janvier 2023.

L'École se réserve le droit d'interpréter la Politique à sa seule discrétion et d'y apporter les modifications qu'elle juge appropriées de temps à autre sans avoir à donner de préavis.